Senin,26/02/2024 bertempat di rumah makan Bebek Brontak Wates, Kulonprogo, Mitra Wacana mengadakan pelatihan untuk komunitas perempuan di wilayah Kapanewon Kokap. Pelatihan yang dilakukan oleh Mitra Wacana kali ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan peserta tentang administrasi organisasi.

Pelatihan ini dilakuan rencananya akan selama 2 hari dengan beberapa materi terkait administrasi organisasi. Dihari pertama materi yang disampaikan berkaitan dengan surat – menyurat dan teknik melakukan pengarsipan dokumen.

Pelatihan terkait administrasi ini di fasilitasi oleh Elva Delvina dan Mona Iswandari dari Divisi Keuangan Mitra Wacana dan didampingi dari staf lapangan wilayah kokap. Setidaknya ada 7 orang yang hadir dari 12 undangan dari perwakilan masing-masing organisasi. Ada beberapa alasan peserta undangan tidak semuanya hadir, ada yang saudaranya meninggal, ada beberapa yang tidak bisa mengendarai motor sedangkan dirasa peserta tempatnya yang cukup jauh. Salah satu kendala diwilayah kokap memang jarak antar desa yang lumayan jauh, dan minimnya fasilitas tempat pelatihan yang aksesebel untuk semua desa.

Peserta berlatih membuat notulensi laporan kegiatan

Pelatihan dihari pertama di buka oleh Mansur dengan doa bersama dan penyusunan kontrak belajar. Sesi pelatihan dilanjutkan pemaparan materi dan diskusi bersama Elva tentang surat menyurat dan pengarsipan. Sesi ini peserta diajak kembali untuk mengingat tentang pelajaran bahasa indonesia bagaimana menyusun surat dan mengenali bagian-bagian surat. Karena rat-rata peserta merupakan kader desa tidak jarang juga membuat surat tapi memang setelah mengikuti sesi ini peserta mengetahui ada beberapa kesalahan yang mereka lakukan dalam membuat surat.

Ratmini salah seorang peserta menyampaikan komentarnya, bahwa seringkali tidak memperhatikan bagian-bagian surat tapi dirasa penting harus ada, misalnya kop surat.

“ ya kadang, saya pas membuat surat tidak saya kasih kop surat mbak, karena sekarang undangan hanya via wa, tanggal pembuatan surat juga kadang tidak diperhatikan, hanya bagian isi yang diutamakan jelas”, terangnya.

Setelah berpraktek membuat surat resmi dengan cetak ataupun elektronik, peserta kemudian diajak berpraktek untuk melakukan foldering dalam proses pengarsipan. Disini peserta merasa ada pembelajaran baru tentang bagaimana memperlakukan arsip, dimana kebanyakan arsip seperti surat masuk dan keluar tidak dicatat bahkan disimpan. Salahsatunya komentar dari mbak wulan salah satu peserta dari kalirejo, “kalau kami baru tahu mbak seharusnya ada perlakuan khsusus terkait dokumen, kayak surat, biasanya kami lakukan mencatat itu untuk keuangan arsip itu jarang bahkan belum pernah kami lakukan”, ungkapnya.

Setelah sesi praktek elva memberikan beberapa catatan penting dalam kegiatan pelatihan. Yaitu sebagai organisasi yang baik mestinya ada management yang baik juga terkait administrasi hal ini penting untuk memperkuat kredibilitas organisasi ketika akan bekerjasama dengan pihak lain.

Peserta berlatih pencatatan surat menyurat dan pengarsipan

Selasa 27/02/24, sesi lanjutan tentang pelatihan adminitrasi organisasi. Di hari kedua ini peserta diajak untuk mengenali bukti verifikasi kegiatan selain bukti keuangan, yaitu berupa notulensi dan juga foto kegiatan. Beberapa peserta juga sudah memiliki pengalaman dalam menyusun notulensi, salah sarunya jenis notulensi yang berupa rangkuman. Namun di sesi ini, perserta dikenalkan bentuk notulensi yang berbeda yaitu notulensi harfiah dimana hal ini memberikan informasi yang lebih detail dalam merekam jalannya kegiatan rapat.

Sesi selanjutnya kemudian peserta diajak untuk mengenali bukti verikasi kegiatan lainnya yaitu laporan kegiatan. Dalam pembuatan laporan kegiatan dikenalkan dengan metode jurnalistik dengan metode 5 W 1 H dimana di dalam laporan memuat informasi siapa yang terlibat dalam kegiatan, dimana kegiatan berlangsung, kapan kegiatan tersebut dilaksanakan, tentang apa kegaiatan tersebut dan tujuannya, terakhir bagaimana proses kegiatan itu berlangsung.

Kegiatan dihari kedua ini cukup mendapatkan animo dari peserta dengan dihadiri oleh 9 orang dari 12 peserta yang diundang sebagai perwakilan organisasi. Kegiatan hari kedua ditutup dengan foto bersama dengan seluruh peserta yang hadir. (mansur)